WordやExcel、PowerPointを日々の業務で使用することは多いもの。
よく上司や取引先から、「資料を送ってください」なんて言われないでしょうか。
WordやExcelなど、データでそのまま送ってしまうと、データの編集ができてしまう（実はPDFでも出来ちゃうのですが、、、）ので、通常はPDFに変換して送る事が多いですよね。
そんな時、どんな操作方法でPDFへ変換していますか？
今回はWindowsでオフィスソフトでPDF化する方法をご紹介。その中でも爆速でPDF化できる方法を徹底解説いたします。
※今回はWordにて解説しますが、全てのオフィスソフトで同様に操作可能です。
【最速レベル★☆☆☆】「名前を付けて保存」からPDFへ変換
僕がPCを触り始めて、一番に知った方法です。恐らく、最も一番よく使用されているPDF化の方法です。
画面の左上のタブ「ファイル」をマウスで左クリックします。
メニューが表示されるので、「名前をつけて保存」を左クリックします。
右側のメニューの①にファイル名を入力します。そして、②「Word文書（*.dock）」の保存形式を変更するため、左クリックします。
ドロップダウンで、保存形式のリストが表示されるので「PDF(*.pdf)」を左クリックします。
先ほどの画面に戻るので「保存」ボタンをクリックします。
これで所定のフォルダにPDF化されたデータが出力されました。画面は最初の編集画面に戻ります。
一般的な方法で多くの方がこの手順を使用していますが、PDF化するまでの工数が多く処理するまで、時間がかかります。
より効率化を求める際は下記の方法を検討してみてください。
【最速レベル★★★☆】「Ctrl」+[P]からPDFへ変換
爆速PDF化の方法を知らなかったとき、筆者が最もよく使用していたPDF化の方法です。こちらも処理速度は速いほうで、職場でこの方法を使用していたら驚かれるレベルです。
編集画面でキーボードの「Ctrl」+[P]を同時押しします。
そうすると印刷メニューが表示されるので、「プリンター」欄のドロップダウンを左クリックします。
プリンター選択メニューが表示されたら「Microsoft Print to PDF」を左クリックします。こちらはWindowsであれば標準搭載されているので、必ず選択できると思います。
次に「印刷」ボタンを左クリックします。印刷処理を模してPDFデータを作成するのです。
ファイル名、ファイルの種類、保存場所を指定するためのウィンドウが表示されます。
「ファイル名」に所定のファイル名を記載します。「ファイルの種類」は、PDFドキュメント（*.pdf）のままで問題ありません。
保存したいフォルダを選択し、「保存」を左クリックします。今回はデスクトップに保存を指定しました。
PDFデータが保存され、最初の編集画面に戻ります。
処理速度としては、早いほうの部類に入ります。また職場でこの方法を利用していると、「出来るやつだな」と思われるレベルです。一度お試しされてみて下さい。
【最速レベル★★☆☆】「エクスポート」からPDFへ変換
「エクスポート」メニューからPDF化する方法です。決して処理が少ない訳でもなく、効率的でもありませんが、次に紹介する「最速レベル」のPDF化を開設する上で説明する必要があるので、ご紹介いたします。
画面の左上のタブ「ファイル」をマウスで左クリックします。
メニューが表示されるので、「エクスポート」を左クリックします。
右側のメニューの「PDF/XPSの作成」を左クリックします。
ファイル名、ファイルの種類、保存場所を指定するためのウィンドウが表示されます。
「ファイル名」に所定のファイル名を記載します。「ファイルの種類」は、PDFのままで問題ありません。保存したいフォルダを選択し、「発行」を左クリックします。今回はデスクトップに保存を指定しました。
PDFデータが保存され、最初の編集画面に戻ります。
処理速度としては、遅い部類に入ります。効率的でもありませんが、次に紹介する【「最速」のPDF化】を解説する上で大切なことなのでご紹介いたしました。
【最速レベル★★★★】「Alt」→「F」→「E」→「A」でPDFへ変換
Officeを20年以上利用してきた筆者監修ですが、恐らくこの方法が【爆速】でPDF化できる方法です。
PDF化できる平均タイム5秒です。
それでは早速、皆さんもレッツトライ！
文章編集画面でキーボードの「Alt」を押します。
次に、キーボードの「F」を押します。
次に、キーボードの「E」を押します。
次に、キーボードの「A」を押します。
ファイル名、ファイルの種類、保存場所を指定するためのウィンドウが表示されます。
「ファイル名」に所定のファイル名を記載します。「ファイルの種類」は、PDFのままで問題ありません。保存したいフォルダを選択し、「発行」を左クリックします。今回はデスクトップに保存を指定しました。
PDFデータが保存され、最初の編集画面に戻ります。
この処理は、「【爆速レベル★☆☆☆】「エクスポート」からPDF化する方法」の処理をコマンド入力でショートカットで同様の処理を行っているだけです。何も考えず「Alt」→「F」→「E」→「A」を素早く順番に押すことでPDF化の保存ウィンドウまでたどり着きます。
何も考えず「Alt」→「F」→「E」→「A」！
何も考えず「Alt」→「F」→「E」→「A」！
まとめ
今回はOfficeファイルをPDF化する方法について解説しました。是非、本日OfficeデータをPDF化する方は【何も考えず「Alt」→「F」→「E」→「A」！】を試してみて下さい。
爆速体験が誰にでも訪れます。会社員のみなさんに最良の効率化を。
また、他の爆速処理の方法を見つけた際は、本ブログでお伝えいたします。
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