業務効率化を実現するテクノロジーとして「RPA（Robotic Process Automation）」の注目がますます加速している。RPAのメリットや活用事例、導入における手順までを分かりやすく解説いたします。
多くのオフィスではさまざまな事務作業がありますよね。新規の顧客サマリ情報をいくつものシステムに転記したり、まとめたExcelの内容をシステム商品登録マスタに転記する作業、発注書の内容をシステムに入力する作業などがあげられます。このように反復性が高く、一連の業務手順が定められている業務にRPAを活用すると、大きな効果を発揮できます。RPAとは、いわば「ホワイトワーカーのための産業用ロボット」なのです。
企業の効率化に必要なツールとして注目を集めるRPA。PC上の事務作業一連の作業を自動化できる「ソフトウェアロボット」を徹底解説していきます。
今からでも遅くない！RPAが注目されている理由
日本において、RPAは2016年頃より急速に注目され始めました。近年では、なんと経済産業省が企業が直ちに取り組むべきアクションの一つとして「RPAを用いた定型業務の自動化などによる業務プロセスのデジタル化」を挙げています。
当初は金融機関を中心に導入が進みました。事務的な作業が多い金融機関では、RPAの効果は絶大だったのです。その後、評価は徐々に高まり、事務的な業務が多い大企業を中心に普及することとなります。
今日においては企業におけるDX推進施策の一つとして、RPAが採用されるケースも多い状況です。
RPAの得意分野と不得意分野
とはいってもRPAは万能ではなく、得意分野と不得意分野があるのです。大原則としてRPAは「単純作業、ルーティン作業、作業量が膨大」でないと導入メリットが低下します。
またRPAは単独のシステムでは中々成果が出辛いシステムです。「人との協働作業」によって真価を発揮するとあるほど、人間と共に作業をすることで最大限の恩恵が受けられます。人間が判断を下してRPAが作業をする、また例外処理が発生した際には人が手助けをする。そういった点がこれまでのシステムとは異なるところといえるかもしれません。
そんなRPAの長所と短所を箇条書きでまとめると、下記の通りとなります。
【優れている点】
- 時間指定をすれば夜間・深夜問わず、働き続けることができる
- 登録した通りの手順でミスなく、正確に作業を実施できる
- 作業スピードがめちゃくちゃに速い
【注意が必要な点】
- 複雑なことは難しい。条件分岐やエラー処理などの複雑な工程を登録する必要がある。
- エラーの際には、作業が止まる。もしくは最悪のケースだと間違ったエラーをし続ける。
- 最良の判断などはできない。登録された手順しかできない。
RPAの動かす方法
RPAの動かす方法は２ステップです。それが「記録」と「実行」。
まず、あらかじめ定めた作業手順のフローを記録します。この際、簡易的に画面からドラッグアンドドロップで作業フローを登録する事が一般的ですが、マクロのように実際にPCを操作して記録することも可能です。
記録が完了したら、記録された作業手順に基づきPCを自動で動作させます。RPAは、人間の代わりに記録した通りに画面をクリックしたり、文字をコピーしたりペーストしたりすることで作業を進めます。また、手動実行するのはもちろん、日時を指定して計画的に自動で起動させることも可能です。
RPAの主な製品
RPAには、「デスクトップ型」と「サーバ型」の2つの種類があります。そのうち、クラウド型はサーバ型に分類されます。
デスクトップ型とサーバ型の特徴は以下のとおりです。
【デスクトップ型】
- RPAソフトウェアをインストールしたPC内で稼働する
- 比較的安価
- 操作性が簡便で管理も容易
- 組織内での活用範囲が狭い
【サーバ型】
- 組織内での活用範囲を拡大しやすい
- 比較的高額
- 多数のシステムを同時に稼働可能
- インストールPCを増やしやすい
デスクトップ型、サーバ型は、それぞれ一長一短があり組織内での体制を確認したうえで選択する必要があります。近年はクラウド型で、製品選択の幅は広がっているといえます。
代表的なRPA製品
・BizRobo!（RPAテクノロジーズ社）
ビジネスパートナーが多く、業界に合わせた拡張パッケージも豊富。利用企業数が拡大しており、RPAの代表企業ともいえる。医療界でも利用法人が拡大している。
・Blue Prism（Blue Prism社）
15年以上の歴史を持つ、RPAの老舗的存在。セキュリティや大規模環境での運用管理に強みを持つ。
・RPA Express（WorkFusion社）
無料RPAの代表格。サポートが充実した有料版もある。
・UiPath（UiPath社）
非営利団体、小規模事業者、教育機関、研究機関等は無料で利用可能。使用方法が執筆された本も多数あり、比較的利用しやすいシステム。
・WinActor（NTTグループ）
NTTグループで開発された純国産RPA。サーバ型、デスクトップ型の双方を選択できる。導入実績は約4000社を超える。
RPAの課題とは？
総務省の発表によると地方自治体ではRPA導入における課題として以下が挙げられています。
（1）どのような業務や分野で活用できるかが不明
（2）導入効果が不明
（3）参考となる導入事例が少ない
（4）取り組むための人材がいない、または不足
（5）何から取り組めばいいのか不明
（6）取り組むためのコストが高額であり、予算を獲得するのが難しい 統計データ等が公になっている
民間企業においても、RPAを導入しても思うような効果が得られないのは下記のようなケースだ。
・大変だなあ：初期段階でRPAの作成や設定、チューニングができない。難しそう。
・うまくいかない：期待したような動作が実現しない。エラーがでる。
・継続できない：RPAの作成業務を後回し、エラー時にメンテナンスを行うのが面倒くさい
・計画を立てない：どの業務にRPAを導入すれば良いのかが分からない（導入が拡大しない）
「RPA人材」の選定と育成を
RPAは「作って終わり」ではないです。運用・修正フェーズが、実はより重要なのです。導入後、当面はトライ＆エラーでブラッシュアップしていく必要があります。その際に、発案者、設計者、使用者が協力体制になければ中々うまくは進みません。しかし、設計や制作段階では顕在化していなかった課題を、RPAに反映・修正し昇華させなければ、現場の満足度、そして生産性の向上という導入効果を得ることはできないのです。
つまり、RPAを組織内で十分に活用するためには、RPAの特性を理解したを選定・育成し、担当者となるものを定める事が大切です。
RPAの導入事例
RPAを用いた課題解決事案は下記のとおりです。
総務/人事
- 共済・扶養関係書類の自動チェック、自動データ登録
- 部門別の超過勤務時間の自動集計・作成
- 給与日に財務会計システムからデータを自動抽出し人件費を計算、所定フォルダ―に保存
- 会議の開催通知、議事録送付等のメールによる自動処理
- 新規採用者や退職者の人事マスタの自動登録
経理
- 業者から新規マスターデータを受け取り、院内物流システムの新規マスターへ自動登録
- 財務会計システムからCSVデータを抽出して、収支簿作成ツールにデータを反映し、収支簿を自動作成
- 契約書から自動で発注書を作成、毎月の定例での債務計上の自動入力
経営企画
- 自動で発注書を作成、検収時の自動チェック、CSV請求書の自動取り込み
- 旅行命令関連書類の自動印刷、自動チェック
- 毎月の定例での債務計上の自動登録
患者支援 ※医療機関例
- 紹介状、逆紹介状の自動スキャニング、自動生成
- 患者カルテ開示要求によるカルテの自動印刷
- その他、PC上で行う業務全般
医事 ※医療機関例
- 月次、年次での患者統計の自動作成
- 手術件数の自動抽出
- 入院基本料等の充足状況の自動チェック支援
- 後発医薬品使用率の自動算出支援
- 重症度、医療・看護必要度：短期滞在手術等対象患者の自動抽出支援
- 未集金データの自動消込み
診療部 ※医療機関例
- 検査結果のチェック漏れ防止の自動チェック
- レセプトのチェック、データの自動転記
- 病院食の献立と数量から発注書を自動生成
- その他、PC上で行う業務全般
RPA導入に関しての注意点
RPAを導入するにあたっての注意点があります。
RPAは、費用の相場として年間数十万かかる上、ツール選定や業務の洗い出しの時間なども発生します。そのため、費用や時間などのコスト面からみて、必ずしも費用対効果が高くなるというわけではありません。中には無料のツールもあるため、まずはそちらから使用してみる事をおすすめします。
また、システムの製作は属人化しやすい業務の為、社内のRPA担当者が退職などで不在になる場合、最悪のケースはシステムをストップする必要が出てくる可能性もあります。予算の余裕があればRPAの専門業者に相談することも一つの手段でしょう。
- 費用対効果が高いとは限らない
- 作成者が増えないと自動化が止まる可能性がある
- 接続のシステムの仕様が変わると修正が必要になる
まとめ
働き方改革関連法が施行され「生産性向上」を日本中の企業が目指しています。
RPAに対して「まだハードルが高い」と感じている企業や人も多いかと思いますが、RPAは今まで手間や時間がかかっていた作業を自動化し、企業で働く人の時間やコスト削減に大きな力となってくれることも分かって頂けたと思います。
RPAは大企業だけではなく、中小企業でも導入可能です。RPAの導入で、自社の働き方の改革を実施してみてはいかがでしょうか。
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